Governance Manager(14-month contract)/responsable de la gouvernance (contrat de 14 mois)

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Governance Manager (14-month contract)

Group: Office of the Director General

Reports to: Chief of Staff

Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada

Posting deadline: 10 January 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA's primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

The World Anti-Doping Agency (WADA) Governance Manager position was created in early 2023 to support recent governance reforms at WADA which have expanded the scope of governance practices.

Under the supervision of the Chief of Staff of the WADA Office of the Director General, the Governance Manager (the Manager) ensures that the Agency's overall corporate governance structure and processes are applied and adhered to, in support of the highest quality of governance practice. This involves proactively keeping track of all the various governance procedures on an ongoing basis. This role includes a mix of strategic and operational responsibilities.

Two key governance bodies are supported directly by the Manager, namely the Independent Ethics Board (IEB), and the Nominations Committee (NomsComm).

The Manager also provides assistance to WADA's Executive Management Team in their reporting requirements to the Agency's highest governing bodies, namely the Foundation Board (Board) and Executive Committee (ExCo).

An overview of WADA's governance structure is available here. WADA is a Swiss private law, not-for-profit Foundation. Its seat is in Lausanne, Switzerland, and its headquarters are in Montreal, Canada.

KEY RESPONSIBILITIES

General Governance

• Maintain and coordinate the updates to WADA's core governance documents and policies, e.g., Statutes, Governance Regulations, Code of Ethics, Conflict of Interest Policy, Member Guidelines/Handbook;
• Maintain an internal corporate Governance structure that can be applied across all governance bodies in a coordinated way; and serve as the custodian of the structure;
• Monitor governance compliance across the Agency, pro-actively alert WADA's Executive Management Team of any non-adherence, and collaboratively address any non-compliance issues or situations that give rise to questions about WADA's governance rules and practices;
• Manage annual memberships for all Agency bodies (Board, ExCo, Special Committees, Standing Committees, Expert Groups etc.) in line with Swiss regulations, rotation and term limit rules;
• Manage annual member vacancies of the Agency's bodies and the various selection/appointment processes thereof (approximately 200 members across 20 bodies as of 2024);
• Coordinate the annual review of each body's Terms of Reference;
• Support the development of an orientation/onboarding program for Board and ExCo Members, which can also be adapted for Special Committee, Standing Committee and Expert Group members;
• Support any future review of WADA's governance structure, including recommending opportunities for improvement based on applicable leading practice and changing environments;
• Support the Chief of Staff in the management of the full preparatory cycle of Board and ExCo meetings, including quality assurance of papers and the management of deadlines;
• Support the Chief of Staff in drafting summaries of Board and ExCo meetings (shared with members following meetings);
• Coordinate the official registration process of Board members with the Swiss authorities as well as the annual Agency's report submission to the Swiss authorities;
• Carry out special projects and assignments on an as-needed basis as part of the governance oversight function.

Independent Ethics Board (IEB)

• Act as the liaison between the IEB and the Office of the Director General;
• Administratively support the nine-member IEB, including their monthly meetings, one of which is an annual in-person meeting;
• Support the implementation of appropriate resources and procedures for the conduct of Panel proceedings in accordance with the WADA Code of Ethics;
• Coordinate the resources in support of the operations of the independent Ethics Officer's work, as required and where appropriate.
  
  

Nominations Committee

• Act as the liaison between the NomsComm and the Office of the Director General;
• Administratively support the five-member NomsComm, including their regular meetings, one of which is a bi-annual in-person meeting;
• Coordinate the nomination processes which are the responsibility of the NomsComm, including preparing and promoting public calls for applications, coordinating interviews and vetting. This work varies each year, depending on Committee vacancies.

Some administration elements of the above responsibilities may be supported by administrative resources within the Office of the Director General.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• A Bachelor's degree in a relevant area (e.g. law, political science), or similar qualification;
• Post graduate qualifications in corporate governance an asset;
• Minimum of five years' experience in a similar governance role (a combination of education and experience may be considered);
• Knowledge of and experience working in managing governance frameworks;
• Knowledge and experience in compliance an asset;
• Self-starter and highly motivated with a proactive approach to project goals and objectives;
• Excellent interpersonal and client/stakeholder service skills (with internal departments, as well as external partners);
• Experience of cross-team working;
• Sound negotiation and/or problem-solving skills;
• Excellent organizational and time management skills with strong attention to detail;
• Ability to work under time pressure and deal effectively in a fast-paced environment;
• Able to thrive managing a varied and challenging workload;
• Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; Additional languages would be an asset;
• Proficiency in Microsoft Office Suite, SharePoint, Excel and Word in particular, and experience with web-based software programs for project management;
• Experience working in an international environment;
• Availability and flexibility to work extended hours during peak periods;
• Availability to travel, if required;

• Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
• Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.

WHAT WE OFFER

• Working with great colleagues, for a good cause;
  
• Group Insurance 100% premium covered by WADA (effective first day of employment);
• Annual wellness subsidy;
• Professional development and growth opportunities;
• Hybrid work environment (a mix of office and home-based work).
  

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

Vision: WADA's vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of March 2024, the Agency employs approximately 181 employees and is represented by 58 nationalities. We value the diversity of our employees - current and future - that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

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Responsable de la gouvernance (contrat de 14 mois)

Groupe: Bureau du Directeur général

Supérieur: Chef de cabinet

Lieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada

Date limite de candidature: 10 janvier 2025

QUI SOMMES-NOUS

L'Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu'agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l'AMA est de développer, d'harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent: la recherche scientifique et en sciences sociales; l'éducation; les renseignements et enquêtes; le développement des capacités antidopage; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.

APERÇU DU POSTE

Le poste de responsable de la gouvernance de l'agence mondiale antidopage (AMA) a été créé au début 2023 pour soutenir les récentes réformes de gouvernance de l'AMA, qui ont élargi le champ des pratiques de gouvernance.

Sous la supervision du chef de cabinet du bureau du Directeur général de l'AMA, le responsable de la gouvernance (le responsable) veille à ce que la structure et les processus globaux de gouvernance de l'Agence soient appliqués et respectés, afin de garantir la plus haute qualité des pratiques de gouvernance. Il s'agit de suivre de manière proactive et continue les différentes procédures de gouvernance. Ce rôle comprend un mélange de responsabilités stratégiques et opérationnelles.

Deux instances clés de gouvernance sont soutenues directement par le responsable, à savoir le Comité d'éthique indépendant (CEI) et le Comité des nominations.

Le responsable fournit également une assistance à l'équipe de direction exécutive de l'AMA dans sa mission de signalement auprès des plus hautes instances dirigeantes de l'Agence, à savoir le Conseil de fondation (Conseil) et le Comité exécutif.

Un aperçu de la structure de gouvernance de l'AMA est disponible ici. L'AMA est une fondation Suisse de droit privé à but non lucratif. Son siège est à Lausanne, en Suisse, et son siège social est à Montréal, au Canada.

RESPONSABILITÉS CLÉS

Gouvernance général

• Maintenir et coordonner les mises à jour des principaux documents et politiques de gouvernance de l'AMA, par exemple les statuts, le règlement de gouvernance, Code de l'éthique, la politique en matière de conflits d'intérêts, les lignes directrices et le manuel des membres;
• Maintenir une structure interne de gouvernance d'entreprise qui peut être appliquée de manière coordonnée dans toutes les instances de gouvernance ; et servir de gardien de la structure;
• Contrôler la conformité de la gouvernance dans l'ensemble de l'agence, alerter de manière proactive l'équipe de direction de l'AMA en cas de non-conformité et traiter en collaboration tout problème de non-conformité ou toute situation qui soulève des questions sur les règles et les pratiques de gouvernance de l'AMA;
• Gérer les adhésions annuelles à tous les organes de l'Agence (conseil d'administration, comité exécutif, comités spéciaux, comités permanents, groupes Expert, etc.) conformément à la réglementation Suisse et aux règles de rotation et de limitation des mandats;
• Gérer les vacances annuelles des membres des organes de l'Agence et les différents processus de sélection/nomination (environ 200 membres dans 20 organes en 2024);
• Coordonner la révision annuelle du mandat de chaque organe;
• Soutenir le développement d'un programme d'orientation et d'intégration pour les membres du conseil d'administration et du Comité exécutif, qui peut également être adapté pour les membres des comités spéciaux, des comités permanents et du groupe Expert;
• Soutenir toute révision future de la structure de gouvernance de l'AMA, y compris en recommandant des possibilités d'amélioration basées sur les pratiques de pointe applicables et les environnements changeants;
• Soutenir le chef de cabinet dans la gestion de l'ensemble du cycle préparatoire des réunions du conseil d'administration et du comité exécutif, y compris l'assurance de la qualité des documents et la gestion des délais;
• Soutenir le chef de cabinet dans la rédaction des résumés des réunions du conseil d'administration et du Comité exécutif (communiqués aux membres à l'issue des réunions);
• Coordonner le processus d'enregistrement officiel des membres du conseil d'administration auprès des autorités suisses ainsi que la soumission du rapport annuel de l'Agence aux autorités suisses;
• Réaliser des projets et des missions spéciales, en fonction des besoins, dans le cadre de la fonction de supervision de la gouvernance.

Comité d'Ethique Indépendant (CEI)

• Assurer la liaison entre le CEI et le bureau du Directeur général;
• Soutenir administrativement le CEI composé de neuf membres, notamment lors de leurs réunions mensuelles, dont l'une est une réunion annuelle en personne;
• Soutenir la mise en œuvre des ressources et des procédures appropriées pour la conduite des procédures du panel conformément au Code de d'éthique de l'AMA;
• Coordonner les ressources à l'appui des opérations du responsable indépendant de l'éthique, selon les besoins et le cas échéant.

Comité des nominations

• Agir en tant qu'agent de liaison entre Comité des nominations et le Bureau du Directeur général;
• Soutenir administrativement le Comité des nominations composé de cinq membres, y compris leurs réunions régulières, dont l'une est une réunion semestrielle en personne;
• Coordonner les processus de nomination qui relèvent de la responsabilité du Comité de nominations, y compris la préparation et la promotion des appels publics à candidatures, la coordination des entretiens et la vérification des candidatures. Ce travail varie chaque année, en fonction des postes vacants au sein du Comité.

Certains éléments administratifs des responsabilités susmentionnées peuvent être soutenus par des ressources administratives au sein du bureau du Directeur général.

QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

• Une licence dans un domaine pertinent (par ex. droit, sciences politiques), ou une qualification similaire;
• Un diplôme de troisième cycle en gouvernance d'entreprise est un atout;
• Au moins cinq ans d'expérience dans un rôle de gouvernance similaire (une combinaison d'éducation et d'expérience peut être envisagée);
• Connaissance et expérience de la gestion des cadres de gouvernance;
• La connaissance et l'expérience en matière de conformité sont un atout;
• Autonome et très motivé avec une approche proactive des buts et objectifs des projets;
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de service aux clients et aux parties prenantes (avec les services internes et les partenaires externes);
• Expérience du travail en équipe;
• Solides compétences en matière de négociation et/ou de résolution de problèmes;
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec un grand souci du détail;
• Capacité à travailler sous pression et à gérer efficacement un environnement en évolution rapide;
• Capable de s'épanouir dans la gestion d'une charge de travail variée et stimulante;
• Excellentes compétences orales et écrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de l'autre langue officielle ; des langues supplémentaires seraient un atout;
  
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, de SharePoint, d'Excel et de Word en particulier, et expérience des logiciels de gestion de projets basés sur le web;
• Expérience de travail dans un environnement international;
• Disponibilité et flexibilité pour travailler des heures supplémentaires pendant les périodes de pointe;
• Disponibilité pour voyager, si nécessaire;

• Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d'équipe, esprit d'équipe et amour du sport);

• Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Travailler avec d'excellents collègues, pour une bonne cause;
  
• Assurance collective prime à 100 % couverte par l'AMA (entrée en vigueur le premier jour d'emploi);
• Subvention annuelle au mieux-être;
• Possibilités de perfectionnement professionnel et de croissance;
• Environnement de travail hybride (un mélange de travail au bureau et à domicile).
  

Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L'AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.

Vision: La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.

Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

À propos de nous: Le bureau principal de L'AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En mars 2024, l'Agence emploie environ 181 employés et est représentée par 58 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés - actuels et futurs - qui, en tant qu'équipe mondiale, s'efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.