La présentation auprès des équipes ou des décideurs est un exercice récurrent du gestionnaire de projet. Comment éviter d’endormir son auditoire ? Quelles techniques adopter pour passer efficacement son message ?
1 – Ne pas se précipiter sur PowerPoint
« La pire des choses à faire, c’est de créer directement son matériel, sans avoir réfléchi à son objectif, selon Charlotte Verbiest, présidente de Think C et spécialiste des présentations d’affaires. Pris par la création des pages, on oublie l’essentiel ». Alors, avant d’ouvrir PowerPoint, prenez le temps de penser « stratégique ».
2 – Valider son objectif et son message clé
Commencez par définir l’objectif exact de votre intervention. Dois-je informer ? Convaincre ? Influencer ? Quel est le message avec lequel mon public doit absolument repartir ? Vous bâtirez ensuite votre présentation en fonction de ce message. Ainsi, votre auditoire saura précisément comment passer à l’action à la suite de cette présentation.
3 – Tenir compte de son public
Visualisez votre auditoire. Il déterminera la façon de présenter votre analyse. « Pour de hauts dirigeants, on entre plus rapidement dans le sujet qu’avec un public moins averti, où l’on va s’attarder davantage au contexte », précise Mme Verbiest. Votre contenu doit donc prendre en compte la perspective et les attentes de votre assistance.
4 – Structurer sa présentation comme une histoire
Suivez un fil logique (introduction/contexte, développement, conclusion), dont les étapes soutiennent votre message clé. Détaillez une seule idée par diapositive, exprimée clairement dans son titre. Rappelez-vous également qu’« une présentation, ce n’est pas montrer des chiffres ou des faits, mais bien proposer une analyse et des impacts », précise Mme Verbiest.
5 – Rendre sa présentation visuelle
Évitez le texte inutile et illustrez votre message-titre d’un visuel pertinent. « Pour décrire l’avancement d’un projet par exemple, privilégiez une représentation linéaire de gauche à droite plutôt qu’une liste à puces, conseille Mme Verbiest. Mettez en couleur les chiffres importants ou ajoutez des boîtes de texte sur vos graphiques pour préciser l’impact direct pour votre auditoire. »
6 – Travailler sa prise de parole
Avec une présentation bien préparée, vous arriverez confiant devant votre public. Pour capter son attention dès le départ, soignez votre phrase d’introduction en évitant le banal « prénom, nom, fonction ». Une fois lancé, essayez de gommer vos tics (langage et gestes). Enfin, pensez à guider votre auditoire à travers les étapes de votre intervention, avec des transitions marquées et des emphases. Ainsi, vous n’abandonnerez personne en cours de route !