Analyste des dossiers, Bureau des dossiers étudiants

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Poste à temps plein

Fonctions

Sous la direction de la gestionnaire des dossiers et des systèmes, l'analyste des dossiers gère et tient à jour les dossiers étudiants et les systèmes d'information afin de garantir l'exactitude et la conformité aux normes de l'Université. Cette personne, qui comprend bien les processus de traitement des dossiers étudiants et le système d'information sur les étudiants, traite les demandes de renseignements, prépare la documentation officielle et participe à diverses tâches de saisie et de mise à jour des données. Elle apporte également du soutien au Hub maLaurentienne grâce à son expertise en gestion de cas, en base de connaissances et en flux de travail.

• Répondre quotidiennement aux appels, aux courriels et aux demandes de renseignements au nom du Bureau des dossiers étudiants et du Secrétariat général et effectuer toutes les tâches connexes, entre autres, tenir et mettre à jour les dossiers étudiants, préparer divers documents et examens différés, renseigner la population étudiante, le personnel et le corps professoral; rédiger des documents officiels et exécuter divers processus liés aux dossiers étudiants et aux systèmes d'information sur les étudiants (interfaces multiples);
• Tenir un calendrier de production qui englobe les besoins de toutes les parties prenantes de l'Université, des ministères, des partenaires externes, des organismes affiliés et tiers liées au système d'information sur les étudiants de la planification des ressources d'entreprise;
• Effectuer divers types de tâches de saisie de données et de maintenance sur le système d'information sur les étudiants de la planification des ressources d'entreprise selon un calendrier de production quotidien, notamment en suivant le calendrier des projets, en élaborant des exigences, en analysant des données, en établissant des rapports, et en effectuant le suivi;
• Assister la gestionnaire dans la planification et la collecte des exigences et veiller au respect des échéances des projets et à l'exercice d'une diligence raisonnable pour chaque tâche;
• Traiter toutes les tâches des projets et de production confiées par le chef de projet informatique ou le gestionnaire des systèmes et des dossiers;
• Élaborer la documentation en anglais et en français pour les sites web de l'Université, les applications mobiles, les réseaux sociaux, la liste de diffusion, etc.;
• Apporter du soutien de niveau II au Hub maLaurentienne et fournir de l'expertise et de la documentation concernant le système de gestion des cas, la base de connaissances, les processus et les flux de travail, la gestion de la confidentialité et la maintenance de diverses bases de données internes;
• Traiter et maintenir, pour une variété d'utilisations et d'applications, en français et en anglais, plusieurs processus techniques différents et veiller à ce que les procédures soient suivies et améliorées;
• Traiter les demandes des étudiants en tant que ressource de niveau II, en soutenant et en maintenant les bases de données qui sont pertinentes pour le système d'information sur les étudiants de la planification des ressources d'entreprise;
• Travailler en connaissance de cause avec d'autres membres de diverses équipes et veiller à ce que les priorités soient respectées;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Baccalauréat spécialisé (programme de quatre (4) ans) en administration des affaires, informatique, systèmes d'information ou dans un domaine technique pertinent;
• Quatre (4) ou cinq (5) ans d'expérience professionnelle pertinente;
• Expérience dans la collecte des exigences commerciales, l'analyse commerciale et l'analyse des systèmes, ainsi qu'en rédaction de spécifications techniques;
• Connaissance approfondie du système pour s'assurer que la fonctionnalité répond aux besoins du Secrétariat général, de la population étudiante et du corps professoral;
• Tact et diplomatie et capacité de transiger avec les gens calmement et efficacement dans des situations délicates;
• Forte attention aux détails;
• Compétences exceptionnelles en service à la clientèle;
• Compétences en relations interpersonnelles, et capacité d'établir des relations avec un groupe diversifié de personnes;
• Capacité de transiger avec courtoisie et efficacité avec des personnes de tous niveaux;
• Capacité d'établir des priorités et de s'organiser dans un environnement au rythme rapide et au volume élevé, avec des interruptions fréquentes. Capacité de maintenir un haut niveau de confidentialité;
• Capacité de travailler indépendamment et de prendre des initiatives, ainsi que de travailler efficacement au sein d'une équipe;
• Solides compétences en informatique, avec expérience dans les recherches dans des bases de données et les opérations avancées sur feuilles de calcul;
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

L'Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l'Université, nous reconnaissons que l'équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L4112-05

Traitement : 34,21 $ - 39,20 $ de l'heure

Traitement : À l'étude

Concours se termine :
Tuesday, le 11 March 2025 à16h30