Pour le CPA, la saison des impôts est résolument la plus occupée de l’année. Comment font-ils pour rester zen malgré tout ? Trucs et astuces.a
Boire beaucoup de tisane ? Faire une sieste de mi-journée ? Voilà certes une partie des outils utilisés par les comptables pour préserver leur santé mentale pendant la période des impôts. Mais la véritable clé du succès, c’est évidemment d’être bien organisé et bien préparé. La saison commence bien avant le début de la nouvelle année.
« Il n’y a pas à nos yeux de saison des impôts en tant que telle, précise Patrick Descôteaux, coprésident de Propulsion Stratégik. Avoir ça en tête est la première étape permettant d’éviter la surcharge au printemps. On soutient à l’année nos clients dans la préparation des déclarations. On se tient au courant des mises à jour économiques de l’automne, et dès que sont dévoilés les budgets fédéraux et provinciaux en début d’année, on affine nos outils comptables en prévision des impôts, puis on entre dans la spirale. » Et ça ne s’arrête vraiment jamais, selon Luce Morin, présidente d’Activ Services comptables. « Les retardataires nous tiennent occupés tout au long de l’année ! »
Le temps, c’est le nerf de la guerre
Pour éviter de recevoir de la part du client des documents éparpillés et des informations brouillonnes, il faut l’aider à s’organiser en lui fournissant une marche à suivre claire. « Les rencontres avec le client sont vraiment chronophages, explique Patrick Descôteaux. Avoir devant soi un client préparé nous permet de gagner un temps fou. »
« Idéalement, je ne les rencontre pas tous », ajoute Luce Morin. Des échanges de documents par courriel permettent d’économiser de précieuses minutes. Une approche à éviter avec les nouveaux clients, mais tout à fait convenable avec les réguliers.
Il faut ensuite s’assurer de réaliser chaque déclaration en un temps minimum. Chez Propulsion Stratégik, un logiciel maison analyse chaque relevé T4 et le soumet à différents calculs en un temps record. Chez Activ, la règle est « d’avoir vidé la boîte chaque dimanche soir pour pouvoir recommencer à neuf avec de nouveaux dossiers chaque lundi matin ».
Solliciter de l’aide au besoin
Un bon bureau comptable a toujours quelques sous-traitants à contacter à la dernière minute en cas de surcharge. « On fait moins de profits sur ces dossiers transmis en urgence à des indépendants, mais ils permettent de ne jamais accumuler de retard », explique Patrick Descôteaux. « Il faut s’assurer d’avoir une équipe ultra-fiable. Un rien peut briser l’engrenage et faire dérailler les opérations », ajoute Luce Morin.
Et pour garder le sourire ? « Je ne néglige jamais les heures de repas, dit Luce Morin. Et je continue à faire de l’exercice physique une heure par jour. C’est essentiel pour la productivité. »